Считать отпускные в течение года бухгалтерам приходится не реже, чем зарплату и другие выплаты сотрудникам. Алгоритм расчета отпускных в 2018 году, примеры как провести новый расчет отпускных в 2018 году, которые вы найдете в этой статье, помогут разобраться даже в самых запутанных ситуациях.
Согласно Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922), для расчета отпускных необходимо определить продолжительность расчетного периода, заработок сотрудника за этот период и рассчитать средний дневной заработок.
Как избежать ошибок в расчете отпускных
Специально для подписчиков газеты "Учет. Налоги. Право" редакция подготовила мини-книгу по теме «Как избежать ошибок в расчете отпускных». Получилась большая шпаргалка, где есть ответы и по отпускам новым сотрудникам, и по тем кто работает не на полную ставку. Есть рекомендации по отчетности 6-НДФЛ, как отразить в ней проблемных сотрудников и возврат отпускных. Скачайте себе подборку советов с примерами.
Расчет отпускных 2018: новый закон
Отметим, что общий порядок расчета отпускных в 2018 году сохраняется. Новый закон не принят: в расчетах по-прежнему необходимо руководствоваться постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. Последние изменения в нем относятся к расчету среднемесячной зарплаты для руководящего состава внебюджетных фондов, поэтому их в счет не берем.
В 2018 году при расчете отпускных надо руководствоваться общим правилом: каждый день отдыха оплачивается из среднего дневного заработка. То есть за дни ежегодного оплачиваемого отпуска применяется формула расчета отпускных в 2018 году:
Сумма отпускных = средний дневной заработок x количество календарных дней отпуска
Количество дней отпуска необходимо брать согласно приказу на отпуск, а средний дневной заработок зависит:
- От суммы выплат, начисленных в расчетном периоде;
- Количества дней в расчетном периоде.
Средний дневной заработок = Сумма учитываемых выплат, начисленных в расчетном периоде / количество учитываемых календарных дней расчетного периода
Теперь подробнее о том, что входит в расчет отпускных в 2018 году.
Внимание!
Порядок расчета отпускных в 2018 году: период, количество дней, выплаты
Расчетный период
Расчетный период - это период времени, за который считают сумму выплат и количество календарных дней.
Согласно статье 139 ТК РФ, есть два способа определить расчетный период :
- Взять 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска;
- Выбрать другой период.
То есть расчетный период для отпускных - это либо 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска работника, либо особый расчетный период, который работодатель устанавливает на своей усмотрение.
Стандартный расчетный период 12 месяцев напрямую зависит от даты начала отпуска. Текущий месяц, в котором сотрудник идет в отпуск исключается. Началом расчетного периода считается месяц, предшествующий началу отпуска.
В расчетный период формулы для расчета отпускных в 2018 году попадают не все дни предыдущих 12 месяцев. Например, если сотрудник оформлен с середины года, то надо взять только фактически отработанное время. Исключить из периода нужно все дни, в которые были начислены различные социальные пособия, работа была прервана по причине простоя или забастовки. Дни, исключаемые из расчетного периода, установлены пунктом 5 Положения № 922.
Период может быть больше или меньше года. Например, более 12 месяцев период может быть установлен, если зарплата меняется в течение года или если из периода ислючены по каким-то причинам продолжительные периоды (в частности, постоянные длительные командировки). Или, например, период от 3 до 6 месяцев. Но, если установлен особый расчетный период, то отпускные надо посчитать дважды - и за 12 месяцев, и за особый период, сравнив и выбрав большую сумму, положенную работнику. В любом случае работодатель должен установить такой расчетный период, который не будет ухудшать положение работника, не нарушая правила расчета отпускных в 2018 году.
Количество дней в расчетном периоде
Для расчета отпускных необходимо определить число учитываемых дней в расчетном периоде.
Если период отработан не полностью, в нем были исключаемые периоды:
Количество учитываемых календарных дней = количество учитываемых дней в полностью отработанных месяцах + количество учитываемых дней в не полностью отработанных месяцах
Полностью отработанный месяц - месяц с первого по последнее число (когда действовал трудовой договор), в котором не было исключаемых дней.
Количество учитываемых дней в полностью отработанных месяцах = количество полностью отработанных месяцев x 29,3
29,3 - это среднемесячное количество календарных дней (ч. 4 ст. 139 ТК РФ).
Количество учитываемых дней в не полностью отработанных месяцах = 29,3 / общее количество дней в не полностью отработанном месяце (28, 29, 30 или 31) x количество дней в не полностью отработанном месяце, приходящихся на отработанное время
Результат надо округлить до двух знаков после запятой.
Количество дней в не полностью отработанном месяце, приходящемся на отработанное время = общее количество календарных дней в не полностью отработанном месяце (28, 29, 30 или 31) - количество исключаемых дней.
Перечень исключаемых периодов установлен пунктом 5 Положения о среднем заработке. Определить начало и конец исключаемого периода можно по отметкам в табеле. Выходные дни внутри исключаемого периода тоже не берутся в расчет. Выходные между периодами работы относятся к оработанному времени.
Выплаты, учитываемые в расчете отпускных в 2018 г
Следующий шаг на пути расчета отпускных - определение типов начислений, которые нужно включить в базу для расчета среднедневного заработка. Она объединяет все выплаты в рамках трудового договора (оклад, премии и все возможные надбавки, предусмотренные внутренними положениями).
Исключение - суммы социальных пособий, компенсационные выплаты (на проезд, питание, мобильную связь и т.п.). Неучитываемые выплаты определены пунктом 3 Положения о среднем заработке.
Нужно проанализировать выплаты и взять учитываемые.
Все выплаты в расчетном периоде учитываются в полном объеме, но стоит обратить внимание на премии, если премия выплачена за период который еще не отработан, то сумму нужно разбить пропорционально отработанным дням. Это относится к квартальным и годовым премиям, премии по итогам месяца всегда учитываем 100%.
Если были повышены оклады с учетом инфляции, то в расчете отпускных появляется показатель "коэффициент индексации". Его нужно учитывать, если повышение окладов произошло в расчетном периоде или в период отпуска сотрудника (см. ниже пример 3).
Стандартная продолжительность отпуска - 28 дней. В зависимости от пожеланий сотрудника и договоренностей с руководством, можно разбить отпуск на части, с соблюдением условия - один из периодов должен быть минимум 14 дней. Период отпуска включает все дни, независимо от выходных, но если выпадает на праздничный день - продлевается на их количество либо за счет праздничных дней сотрудник может сохранить дни отпуска, правда, стоит учесть, что эти дни не будут оплачиваться.
Пять правил для отпускных в 2018 году
В редакцию газеты "Учет. Налоги. Право" пришло много писем с вопросами об отпускных. Поэтому мы записали правила, которые помогут все правильно рассчитать.
Правило № 1. Отпускные за месяц не могут быть меньше федерального МРОТ
С 1 мая федеральный МРОТ равен 11 163 руб. (Федеральный закон от 07.03.2018 № 41-ФЗ). Этот показатель надо учитывать, когда компания рассчитывает отпускные.
Средний месячный заработок не может быть меньше МРОТ. Но правило распространяется только на сотрудников, которые отработали норму времени (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922). Причем в расчетах надо ориентироваться на федеральный МРОТ, а не на региональную минималку.
Если сотрудник отработал расчетный период не полностью, то сравнивать средний месячный заработок с МРОТ не нужно. Это подтвердили трудинспекторы, которых мы опросили.
На цифрах
Сотрудник идет в отпуск с 7 июня на 14 дней. Расчетный период - 01.06.2017 - 31.05.2018. Заработок за это время - 111 975 руб.
Расчетный период отработан полностью. Средний месячный заработок составит 9331,25 руб. (111 975 руб. : 12 мес.). Это меньше МРОТ (9331,25 руб. < 11 163 руб.). Значит, отпускные надо рассчитывать из минимума, и они составят 5333,86 руб. (11 163 руб. : 29,3 дн. × 14 дн.).
Расчетный период отработан не полностью. Сотрудник отработал в расчетном периоде 315,47 дн. Фактический средний дневной заработок равен 354,95 руб. (111 975 руб. : 315,47 дн.). Рассчитывать отпускные из МРОТ не надо. Сотруднику необходимо выплатить отпускные в размере 4969,3 руб. (354,95 руб. × 14 дн.).
Расчет отпуска в 2018 году по-новому: пример расчета
Отработаны полные 12 месяцев:
выплаты за 12 месяцев / 351,6 *
Отработано менее 12 месяцев:
отработанные календарные дни = 29,3 х отработанные дни по табелю в месяце / 30 *
* в зависимости от количества дней в месяце - 28, 30 или 31
Сумма отпускных = (доходы за 12 мес. / количество отработанных календарных дней) х количество дней отпуска
Теперь рассмотрим начисление отпускных в 2018 году (примеры расчета)
Пример 1: Общий расчет отпускных
Андреев Н. Уходит в отпуск с 2 по 15 апреля 2018 г. Зарплата за месяц - 57 300 руб. (оклад - 49 700 руб. + премия - 7600 руб.). За работу на личном автомобиле ему компенсруют ГСМ в сумме 3800 руб., оплату питания за счет компании 3200 руб. В мае 2017 г.выплачена надбавка за совмещение - 10 900 руб. Год, предшествующий отпуску, отработан полностью.
2) Рассчитаем средний заработок. Для расчета берем оклад и премию - 57 300 руб., а все компенсационные начисления исключаем (п. 3 Положения № 922).
(49 700 +7600) х 12 = 687 600 руб.
(687 600 + 10 900) / 12 = 58 208,34 руб.
3) Рассчитаем отпускные:
(58 208,34 / 29,3) х 14 = 27 812,85 руб.
к оплате 27 812,85 - 13% = 24 812,85 руб.
Пример 2: Расчетный период отработан частично
По графику отпусков Леонова М. уходит в отпуск с 12 по 25 апреля 2018 г. Сотрудница работает в компании с 7 сентября 2017 г. Первые 3 месяца зарплата на испытательном сроке, затем - оклад + премия. В августе 2017 г. была выплата по ГПХ. Все начисления в таблице:
Поскольку период отработан частично, разобьем период на полные и неполное время.
Леонова М. трудилась 6 полных месяцев с октября 2017 г. по март 2018 г.
6 х 29, 3 = 175,8 дн.
29,3 х 24/30 =23, 44 дн.
Итого дней: 175,8 + 23,44 = 199,24 дн.
На основании расчетной ведомости, суммируем оклад на испытательном сроке, оклад и премию после, договор ГПХ исключаем 323 586 руб. (363 586 - 40 000).
323 586/199,24 дн. = 1624,10 руб.
3) Рассчитаем отпускные:
1624,10 руб. х 14 дн. = 22 737,40 руб.
Отпускные перечисляем за вычетом 13 % НДФЛ - 19 781,40 руб.
Пример 3: Расчет отпускных с учетом индексации заработной платы
Трофимова С. уходит в отпуск с 18 по 24 июня 2018 г., оклад - 54 500 руб., доплата за выслугу лет - 2 000 руб. (сотрудница работает в компании 15 лет). По табелю в ноябре 2017 г. был отпуск 14 дней, в мае 2018 г. сотрудница брала отпуск без содержания (14 по 18 мая).
С 1 апреля 2018 г. по предприятию произведена индексация зарплаты, до повышения оклад Трофимовой - 51 500 руб.
Количество отработанных дней в неполных месяцах:
ноябрь 2017 г. - 29,3 х 16/30 = 15,63 дн.
май 2018 г. - 29,3 х 26/ 31 = 24,57 дн.
2) Рассчитаем сумму выплат за март для среднего заработка:
ноябрь 2017 г. (51 500 /22) х 14 + 2000 =34 722,72 руб. (с надбавкой)
май 2018 г. (54 500 / 20) х 15 + 2000 = 42 875 руб. (с надбавкой)
3) Сгруппируем данные в таблице
| Расчетный период | Выплаты по ведомости (руб.) | Частично отработанные | Календарные дни | |
|---|---|---|---|---|
| Дней в месяце | Отработанные | |||
| июнь | 53 500 | - | - | 29,3 |
| июль | 53 500 | - | - | 29,3 |
| август | 53 500 | - | - | 29,3 |
| сентябрь | 53 500 | - | - | 29,3 |
| октябрь | 53 500 | - | - | 29,3 |
| ноябрь | 34722,72 | 30 | 16 | 15,63 |
| декабрь | 53 500 | - | - | 29,3 |
| январь | 53 500 | - | - | 29,3 |
| февраль | 53 500 | - | - | 29,3 |
| март | 53 500 | - | - | 29,3 |
| апрель | 56 500 | 29,3 | ||
| май | 42 875 | 31 | 26 | 24,57 |
| Итого | 615597,72 | 333,20 | ||
4) Рассчитаем средний заработок:
Перед расчетом среднего заработка необходимо учесть факт повышения окладов по предприятию и рассчитать коэффициент для расчета отпускных в 2018 году по формуле:
повышенный оклад / оклад до индексации
54500 / 51 500 = 1,06 коэф. индексации среднего заработка
Оклады повысили в апреле 2018 г. именно в нашем расчетном периоде, соответственно увеличиваем заработок на этот коэффициент в каждом месяце (с июня 2017 г. по март 2018 г.)
Для наглядности расчета разобьем заработок на часть до повышения 516 222,72 руб. и после 99 375 руб.
(516 222,72 х 1,06 +99 375) / 333,20 = 1940,49 руб. - средний дневной заработок с учетом индексации.
5) Рассчитаем отпускные:
1940,49 х 7 = 13 583,43 руб.
К выплате за минусом налога - 11 817,43 руб.
Пример 4: Расчет отпускных новому работнику, получившему премию за отработанное время
Сотрудник работает в организации с 1 октября 2017 года. В январе 2018 года он получил годовую премию за три отработанных месяца - 15 000 руб. Ежемесячная зарплата сотрудника - 35 000 руб. Сотрудник 8 августа идет в отпуск на 7 дней.
Для сотрудников, которые отработали меньше года, расчетный период берут с даты заключения договора и до месяца отпуска. Период отработан полностью.
Компания начислила годовую премию за три месяца - октябрь, ноябрь, декабрь. Поэтому надо включить премию полностью при расчете среднего заработка. Ведь бонус работодатель начислил за отработанный в 2017 году период, который не превышает расчетный.
2) Рассчитаем средний заработок.
Заработок за расчетный период - 365 000 руб. (35 000 руб. × 10 мес. + 15 000 руб.). Средний дневной заработок: 365 000 руб. : 10 мес. : 29,3 дн. = 1245,73 руб.
3) Рассчитаем отпускные:
1245,73 руб. × 7 дн. = 8720,11 руб.
Пример 5: Расчет отпускных новому работнику, получившему годовой бонус
Сотрудник работает в компании с 1 октября 2017 года. В январе 2018 года он получил премию - 24 000 руб. Такую же премию получили и сотрудники, которые отработали полный год. Заработок за расчетный период - 350 000 руб.
2) Рассчитаем средний заработок:
Включите в расчет премию за время, которое отработал сотрудник. Сотрудник получил премию за 2017 год без учета фактической отработки в том году. Поэтому в расчет надо включить ту часть премии, которая приходится на отработанное в 2017 году время.
В 2017 году сотрудник отработал 3 месяца. Премию нужно включить в расчет в размере 6000 руб. (24 000 руб. × 3 мес. : 12 мес.).
Средний дневной заработок: 1215,02 руб. ((350 000 руб. + 6000 руб.) : 10 мес. : 29,3 дн.).
4) Рассчитаем отпускные:
1215,02 руб. × 7 дн. = 8505,14 руб.
Любой занятый в производстве гражданин с нетерпением ждет отпуска. Государство защищает интересы своих граждан, поэтому каждому трудоустроенному лицу предоставляется право на ежегодный отпуск на период в 28 календарных дней. Но не все лица знакомы с бухгалтерскими нюансами: сколько нужно проработать, чтобы получить оплачиваемый отпуск, какие выплаты учитываются при расчете отпускных и многие другие моменты. Кроме того, систематически внедряются незначительные изменения в бухгалтерской деятельности. Поэтому узнать о том, как рассчитываются отпускные в 2018 году, будет интересно каждому.
Как начисляются отпускные в России
Любой сотрудник, проработавший на предприятии шесть месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней, половина из которых должна быть использована неразрывно.
При начислении отпускных должны учитываться следующие моменты :
- Положенные выплаты отпускник должен получить за три дня до дня выхода в отпуск.
- С учетом последних изменений уплата подоходного налога производится в последний день месяца, а не в день начисления отпускных, как это было ранее.
- Необходимо учитывать коэффициент индексации к прошлогоднему окладу сотрудника при расчете среднедневной зарплаты.
В расчет среднего заработка для отпускных включаются следующие выплаты:
- заработная плата;
- доплаты;
- надбавки за особые трудовые условия.
Не нужно брать во внимание при расчете отпускных :
- социальные выплаты;
- платежи, не предусмотренные системой оплаты труда (материальная помощь, двойная оплата за работу в выходной и прочее);
- выплаты, начисленные за исключаемый период, т.е. период, в котором работник не трудился (суточные, отпускные, пособия)
Как рассчитать отпускные
Отпускные рассчитываются исходя из среднемесячной заработной платы сотрудника. Формула для расчета будет выглядеть следующим образом:
СДЗ =ЗП/(12*29,3), где
СДЗ – средняя дневная заработная плата;
ЗП – оклад, полученный сотрудником в расчетном периоде;
12 — число месяцев в году (если работник отработал менее 12 месяцев, указываем нужное значение);
29,3 – среднее число рабочих дней в месяце (в 2018 году это значение будет именно таким).
Умножая полученное значение на число дней, которое сотрудник решил провести в отпуске, получаем сумму отпускных.
Это стандартная формула расчета отпускных. Но существуют и частные случаи расчета. К ним относятся ситуации, когда сотрудник отработал не весь год. Причиной такого положения вещей могут быть:
- сотрудник пришел недавно и отработал только шесть месяцев;
- работник был в декретном отпуске;
- отпускник долгое время был на больничном;
- человек брал множество отгулов за свой счет.
В этом случае за основу расчета берется временной промежуток, в течение которого сотрудник фактически работал.
И вторым важным моментом, который необходимо учитывать при выплате отпускных за неполный отработанный год, является продолжительность отпуска. Она будет пропорциональна отработанному времени.
Т.е. на каждый отработанный квартал сотрудник получает по неделе отпуска.
Что может повысить сумму отпускных + онлайн калькулятор
Если работник регулярно получает премию, то эти суммы могут значительно увеличить отпускные. Хорошим подспорьем будет и крупная премия, начисленная в предотпускной период. Но следует иметь в виду, что премия должны быть начислена за текущий календарный год, а, например, не за прошлый.
Судя по последним новостям, сейчас каждый человек может самостоятельно подсчитать свои отпускные. Для этого имеются специальные онлайн калькуляторы.
Для расчета суммы отпускных достаточно ввести информацию о периоде отпуска и сумме заработной платы. Калькулятор учитывает все нюансы, поэтому в его форме имеются ячейки, в которые можно ввести при необходимости периоды исключения, данные о повышении заработной платы и прочие сведения.
В заключение можно ознакомиться с видео, в котором рассказывается когда выгоднее идти в отпуск.
Отпуск может быть использован работником не полностью. По соглашению между работником и работодателем он может быть разделен на части. Статьей 125 ТК РФ предусмотрено, что хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Других ограничений нет.
В связи с этим, если руководство организации не будет возражать, работник вправе использовать оставшиеся 14 дней как угодно.
Например, работник вправе прибавлять к выходным еще один день (пятницу) в течение дачного периода.
Расчет отпуска в 2018 году
На 2018 г. Минтруд России подготовил производственный календарь ().в 2018 году будут такие дни отдыха:Учитывая данный календарь, отпуск в 2018 г. можно разделить следующим образом:
- с 30 декабря 2017 г. по 8 января 2018 г.;
- с 23 по 25 февраля;
- с 8 по 11 марта;
- с 29 апреля по 2 мая и 9 мая;
- с 10 по 12 июня;
- с 3 по 5 ноября.
Фактически работник отдыхает 9 дней — с 17 по 25 февраля (4 выходных + 1 праздничный + 4 календарных).
Фактически работник отдыхал 9 дней (выходной день с субботы 6 января перенесен на пятницу 9 марта) — с 3 по 11 марта (5 выходных + 1 праздничный + 3 календарных).
III часть — подано заявление на отпуск с 3 по 4 мая — на 2 календарных дня и заявление с 7 по 11 мая — на 4 календарных дня (напоминаем, что праздничные дни (9 мая) в число календарных дней отпуска не включаются).
Фактически работник отдыхал 15 дней (выходные дни перенесены с воскресенья 7 января на среду 2 мая и с субботы 28 апреля на понедельник 30 апреля) — с 29 апреля по 13 мая (7 выходных + 2 праздничных (1 и 9 мая) + 6 календарных).
V часть — неиспользованный один день отпуска работник может взять в любой день года.
Всего использовано 28 календарных дней очередного отпуска.
Фактически же работник отдыхал 50 дней.
Следует обратить внимание, что в примере указано, какие именно дни отпуска нужно указывать в заявлении. Не перепутайте! Если в заявлении будут указаны фактические дни отпуска, то в расчет войдут и выходные дни.
При этом законодательство не нарушено, и вряд ли пострадал производственный процесс, так как в период праздников работы обычно меньше. Самая же продолжительная часть отпуска была оговорена в графике отпусков.
Отпуск является одним из самых долгожданных периодов в трудовой жизни любого гражданина РФ. Российское законодательство защищает интересы всех трудоустроенных лиц, поэтому в нем четко прописано, что работник, который заключил с руководством фирмы трудовой договор, каждый год имеет право на 28 календарных дней отдыха, и не менее 14 из них должны составить непрерывный период. Так что делить отпуск можно не более чем на два этапа.
В законодательстве также прописано, что форма сотрудничества с компанией не важна – отпуска предоставляются совместителям, сезонным работникам, тем, кто работает по срочному договору и сотрудникам-надомникам. Главное, чтобы отношения с работодателем были оформлены в виде договора. Безусловно, отправиться на заслуженный отдых приятно, но еще приятнее уйти в отпуск не за свой счет, а получить перед ним положенную выплату в виде отпускных.
Помимо законных дней отдыха, вы имеете право и на денежную выплату
Система, регулирующая расчет отпускных, в России давно устоялась, и в 2018 году не предусмотрено никаких существенных инноваций в данном вопросе. Любой бухгалтер с легкостью рассчитает отпускные для сотрудника, который отработал весь год без больничных и пропусков, получая стабильный оклад без вычетов или дополнительных начислений. Тем не менее, незначительные изменения в бухгалтерских подходах иногда внедряются, поэтому давайте разберемся, как нужно проводить расчет отпускных выплат в 2018 году.
Что нужно учесть при выплате отпускных в 2018 году?
Проводя подготовку к расчету отпускных выплат, бухгалтер должен учесть следующие моменты:
- при вычислении значения среднедневного заработка нужно учесть коэффициент, на который был индексирован оклад сотрудника в прошлом году;
- важно помнить, что сейчас уплата подоходного налога с полученных средств происходит не в сам день, когда они были начислены, а в последний день месяца, в котором была совершена данная операция. Кроме того, не забывайте о новой отчетной форме для таких операций – 6-НДФЛ;
- согласно действующим нормам, отпускник должен получить положенные ему выплаты за три дня до того, как он фактически уйдет на отдых.
Порядок расчета отпускных выплат
Прежде всего, выплаты, положенные работнику, зависят от величины его среднего дневного заработка, который начислялся в расчетном периоде. Обычно данный период составляет 12 месяцев, так как в российской практике мало кто уходит в отпуск через полгода, хотя в трудовом договоре может быть прописан и такой пункт. Если расчет отпускных подходит под вышеописанный случай, то формула, которой пользуется бухгалтер, выглядит максимально просто:
СДЗ=ЗП / (12*29,3)
- СДЗ– сумма среднего дневного заработка;
- ЗП– сумма оклада, полученная отпускником в расчетном периоде;
- 12– количество месяцев в году. Бывают ситуации, когда работник уходит в отпуск, протрудившись на фирме или в организации меньше 12 месяцев – например, через 6 или 10. В этом случае в формулу нужно подставить соответствующее значение. Отдельно следует упомянуть, что время, в которое сотрудник фактически не работал, вычитается из расчетного периода. Согласно российскому законодательству, к периодам вычета относятся дни организованных забастовок, стачек, неоплачиваемых отпусков (в том числе и по ), простоев, которые произошли по вине самого сотрудника, а также выходные и государственные праздники.
- 29,3– среднее число дней, приходящихся на один рабочий месяц. Напомним, что еще несколько лет назад данный показатель составлял 29,4.
Среднее число рабочих дней в месяц для расчетов в 2018 году составит 29,3
В конечном итоге, полученное значение нужно умножить на то число дней, которое работник проведет в отпуске, чтобы получить сумму для начисления отпускных выплат.
Расчет отпускных с учетом больничных и отгулов
Отдельно нужно рассмотреть случаи начисления отпускных, которые относятся к индивидуальным, ведь каждый работник может взять неделю больничного, или же написать заявление на отгулы в силу личных обстоятельств. Такие периоды следует вычесть из указанной выше формулы.
Рассмотрим гипотетическую ситуацию. Например, сотрудник Иванов взял больничный лист на период 2-12 апреля 2018 года, пропустив десять дней работы. Всего в апреле 30 дней, а значит, Иванов был на рабочем месте на протяжении 19 дней апреля. Суммарный расчет календарных дней выглядит так:
Подставляем полученный результат в вышеприведенную формулу, чтобы получить значение среднедневного заработка Иванова:
СДЗ = ЗП / (11*29,3+18,55)
Кроме того, за время работы сотрудника его оклад может быть подвергнут индексации, а значит, в наших расчетах следует отобразить и этот коэффициент. Его можно найти путем деления суммы оклада после повышения на сумму оклада до момента процедуры индексирования.
Сумма отпускных зависит от количества отгулов, которые вы брали
Например, на протяжении 10 месяцев Иванову начислялся ежемесячный оклад в 20000 рублей. Потом предприятие повысило вознаграждение для своих сотрудников, вследствие чего Иванов стал получать уже 25000 рублей. На больничные Иванов не ходил и дней за свой счет не просил на протяжении всего года. Исходя из всех имеющихся данных, коэффициент индексации рассчитывается путем простого деления 25000 на 20000, то есть 1,25. Если подставить его в формулу, то расчеты среднедневного заработка примут такой вид:
(10*20000*1,25+2*25000)/12/29,3 = 853,24
Умножив данное значение на число дней отпуска Иванова, получим сумму, которую ему нужно будет начислить. Например, если Иванов идет в отпуск на 28 дней, ему нужно выплатить 23890 рублей и 78 копеек.
Отпускные при дополнительных начислениях
Бывают ситуации, когда работникам в течение предотпускного периода была начислена премия или дана надбавка за класс, выслугу, особую сложность работ. Все эти выплаты необходимо учесть при проведении расчета сумм отпускных выплат. Например, если работник премируется ежемесячно, то сумму премии нужно приплюсовать к зарплате. Однако если в каком-то месяце премирование проходило два раза, то в расчет можно включить лишь одно из них.
Решение о том, какая именно премия будет отражена в расчете, принимает работодатель или его представитель в виде главного бухгалтера. Сумму одноразового премирования нужно разделить на число месяцев, которые учтены в расчете, а полученный результат приплюсовать к месячной зарплате. Однако премии берутся в расчет, только если они относятся к текущему календарному периоду. Например, если Иванову в 2018 году была выдана премия за работу в 2017, то в расчете отпускных эта сумма не учитывается.
Будьте внимательны: не каждая премия повысит сумму ваших отпускных!
Выплаты, которые не учитываются
Бухгалтерам нужно помнить, что существуют категории выплат, которые не включаются в расчет отпускных. К числу таких позиций относятся:
- разовые начисления, связанные с командировками или особыми поручениями, а также премирование вследствие сделанных изобретений или рационализаторских предложений;
- выплаты, начисленные работникам к праздничным датам и , поощрения за активную общественную работу;
- выплаты социального характера, к числу которых относятся пенсии, субсидии, пособия по инвалидности;
- выплаты, которые предприятие начисляет работникам для санаторного отдыха, включая оплату билетов и питания;
- поощрение, начисленное за получение призового места на конкурсе или соревновании;
- компенсации за приобретение спецодежды, обуви или средств гигиены, а также их стоимость в случае, если они выдаются самой фирмой.
Трудовой кодекс предусматривает обязательное предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам. В статье рассмотрим, каков порядок предоставления отпуска и порядок начисления отпускных выплат.
Из статьи вы узнаете:
- В какой момент требуется начислить отпускные
- Основные правила
- Как рассчитывается средний заработок
- Какой период берется для расчета
- Как выглядит начисление на примере
Обратите внимание, что бухгалтеры должны с 1 января считать отпускные по новым правилам. К примеру, изменилось количество оплачиваемых дней отпуска работникам. Как считать отпускные по-новому читайте в статье журнала "Упрощенка".
Когда производится начисление отпускных?
Обязанность работодателя предоставлять отпуск своим сотрудникам предусмотрена ст. 107 ТК РФ. Кроме того, за особые условия труда могут предоставляться дополнительные оплачиваемые отпуска, что обязательно прописывается в трудовых или коллективных договорах.
Даты предоставления основных и дополнительных отпусков согласовываются руководителем на основании пожеланий работников, после чего на каждый календарный год утверждается график отпусков не позднее, чем за 2 недели до окончания предшествующего календарного года. Эта обязанность прописана в ст. 123 ТК РФ.
За 2 недели до начала отпуска работнику необходимо напомнить о том, что у него запланирован отдых. Последний абзац ст. 136 ТК РФ говорит о том, что выплата отпускных производится за 3 дня до начала отпуска. При этом письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 уточняет, что имеются в виду календарные дни, но если такой день приходится на выходной, то выплата отпускных производится в последний рабочий день перед наступлением расчетного дня для оплаты отпуска.
За несоблюдение сроков выплаты отпускных предусмотрена административная ответственность работодателя. Кроме того, если задержка выплаты все же состоялась, то следует сверх отпускных выплатить сотруднику и проценты за задержку, рассчитанные по правилам ст. 236 ТК РФ.
Каким законом регулируются правила расчета отпуска?
О том, что за работником в период запланированного отдыха сохраняется средний заработок, говорится в ст. 114 ТК РФ. А вот правила расчета такого среднего заработка прописаны в положении «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (Положение № 922).
Основные правила расчета отпускных
Пунктом 9 Положения № 922 предусмотрено, что для расчета среднего заработка используется средний дневной заработок.
Оплачиваются все дни, которые входят в период отпуска, включая выходные дни, но исключая официальные праздничные дни. Например, если сотрудник идет в отпуск с 1 по 12 ноября 2019 года.
В данный период попадает 4 ноября, который является в России официальным праздником. Поэтому при расчете отпускных этот день в продолжительность отпуска не включается, а вот 6 ноября, понедельник, хоть и является выходным днем в связи с переносом праздничного дня с субботы, но считается как обычный выходной день и включается в отпускные дни. Итого за период с 1 по 12 ноября 2019 года сотруднику оплачиваются 11 дней отпускных.
Какой период берется для расчета отпускных?
Как уже было отмечено, для расчета суммы отпускных необходимо определить средний заработок. Для этого берутся начисления за последние 12 месяцев, предшествовавшие месяцу начала отпуска. При этом если сотрудник отработал прежде неполный год, то, соответственно, берется меньший период. Этот период не может быть перенесен, даже если в предшествующий год сотрудник не имел заработка, в связи, например, с нахождением в длительном неоплачиваемом отпуске или декрете.
Порядок начисления отпускных: расчет среднего заработка
Пункт 10 Положения № 922 описывает порядок расчета среднедневного заработка для расчета отпускных. Заработок за расчетный период делится на 12 месяцев и среднемесячное число дней в месяце – 29,3.
Соответственно, если накануне было отработано менее года, то доход делится на меньшее количество месяцев. А вместо среднемесячного количества дней 29,3 используются календарные дни, в которые фактически сотрудник был трудоустроен у работодателя.
Кроме того, из доходов для расчета среднего заработка, а соответственно и из периода, на который этот доход делится, исключаются согласно п. 5 Положения № 922:
отпуска и иные случаи, когда за работником сохраняется средний заработок;
больничные;
периоды простоя или забастовок, когда работник не по своей вине не мог приступить к выполнению служебных обязанностей;
оплачиваемые дни для ухода за детьми-инвалидами;
неоплачиваемые отпуска;
иные случаи, когда сотрудник в рамках норм ТК РФ освобождается от работы.
Кроме того, для расчета среднего заработка не учитываются выплаты, которые напрямую не связаны с оплатой труда, такие как матпомощь, оплата проезда и т. п. Об этом указывается в п. 3 Положения № 922. Следует иметь в виду, что доплату соцпособий за счет работодателя (например, оплата больничного до размера реальной зарплаты работника) также нельзя включать в расчет среднего заработка для отпускных. Такую позицию высказал Минтруд в письме от 03.08.2017 № 14-1/ООГ-7105. Относительно оплаты командировочных расходов Минтруд в письме от 13.08.2015 № 14-1/В-608 также высказался о том, что они не включаются в расчет среднего заработка.
Начисление отпускных на примерах
Исходя из вышесказанного формула для расчета отпускных такова:
Средний дневной заработок x Продолжительность отпуска,
где средний дневной заработок рассчитывается так:
Доход за предшествующий год / 12 / 29,3
Показатели как в числителе, так и в знаменателе могут корректироваться, если в предшествующие отпуску 12 месяцев были периоды, в которых оплата труда не производилась.
Пример 1. Порядок начисления отпускных
Сотруднику согласно графику отпусков предоставляется отдых продолжительностью 14 календарных дней в период с 4 по 17 декабря 2019 года. За предшествующие 12 месяцев (декабрь 2018 года – ноябрь 2019 года) ему был установлен оклад 54 000 руб. в месяц. Никаких дополнительных выплат не производилось. При этом сотрудник уже был в отпуске с 1 по 14 августа 2019 года. Поэтому в расчет среднего заработка в августе 2019 года попадет только фактическая сумма оплаты труда 54 000 / 23 * 13 = 30 521,74 руб. и 17 календарных дней.
Средний заработок составит:
(54 000 * 11 + 30 521,74) / (11*29,3 + 17) = 1 840,62 руб.
Отпускные сотрудника составляют:
1 840,62 * 14 = 25 768,68 руб.
Из суммы отпускных следует удержать НДФЛ.
Порядок расчета отпуска при повышении оклада
Пунктом 16 Положения № 922 подразумевается индексация среднего заработка при повышении окладов, тарифных ставок и т. п. у работодателя.
При этом Минтруд в письме № 14-1/В-447 разъясняет, что индексировать средний заработок нужно, если повышение окладов, тарифных ставок и т. п. было произведено в отношении всех работников предприятия, его филиала, структурного подразделения и т. п. Но при этом последний абзац данного письма напоминает о том, что локальными нормативными актами работодатель может предусмотреть более выгодные условия для работников, в том числе в порядке расчета среднего заработка для отпускных.
Рассмотрим ситуацию на примере.
Пример 2. Расчет отпуска при повышении оклада
За основу возьмем ситуацию из примера № 1 , но с одной корректировкой. С 1 октября 2019 года всем работникам предприятия была произведена индексация заработных плат, в связи с чем размер оплаты труда уходящего в отпуск сотрудника 1 октября 2019 был увеличен с 54 000 руб. до 59 400 руб.
Таким образом, к зарплате за период с декабря 2018 года по сентябрь 2019 года необходимо применить повышающий коэффициент 1,1 (59 400 / 54 000). Таким образом, средний заработок составляет:
(54 000 * 9 + 30 521,74 * 1,1 + 59 400 * 2) / (11*29,3 + 17) = 2 024,68 руб.
Значит, сами отпускные составят:
2 024,68 * 14 = 28 345,52 руб.
Правила начисления отпускных при увольнении
Расчет компенсации неиспользованного отпуска при увольнении ничем не отличается от расчета отпускных. Порядок расчета среднего заработка аналогичен обычному расчету отпускных. Количество оплачиваемых дней определяется с учетом отработанного периода, начиная с момента устройства сотрудника на работу, и количества дней отпуска, которые сотрудник отгулял до увольнения.
Пример 3. Расчет отпускных при увольнении
Сотрудник увольняется 6 декабря 2019 года. По данным кадровой службы неотгулянные дни отпуска на момент увольнения составляют 11 дней.
Для расчета среднего заработка берется период с декабря 2018 по ноябрь 2019 года. Согласно данным учета сумма среднего заработка за этот период составила 2 300 руб.
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в сумме 2 300 * 11 = 25 300 руб.
Сумма удержания за излишне предоставленные дни отпуска в момент увольнения рассчитывается аналогичным образом.
Следует помнить о том, что из компенсации за неиспользованный отпуск также удерживается НДФЛ.
Сегодня подарок на выбор при подписке на «Упрощенку»: мясорубка, гриль, блендер
Сегодня журнал «Упрощенка» дарит подарки на выбор при подписке:
- Электромясорубка ( )
- Электрогриль (
