Любая предпринимательская деятельность формулируется на взаимоотношениях с контрагентами. По результатам работы с определенным кругом лиц у организаций, ИП на упрощенном режиме налогообложения может сформироваться неисполненное обязательство, срок требования по которому заканчивается. В связи с этим важно знать, как происходит учет и списание дебиторской и кредиторской задолженности при УСН.
Причина ликвидации
Дебиторская задолженность – сумма обязательств контрагентов по излишне перечисленному авансу в бюджет государства при возмещении налогов, превышение суммы платежа персоналу, если излишне выплачена заработная плата. Кредиторка – долги перед поставщиками, покупателями, работниками, бюджетными и внебюджетными фондами.
Согласно регламенту бухгалтерского учета (БУ) компания обязана регулярно отслеживать состояние взаиморасчетов, вести активную работу по истребованию долгов, чтобы не просрочить время истребования денежных средств, отражения хозяйственных операций по прекращению существования долга. Своевременное списание неликвидной, не возможной к истребованию задолженности, позволяет фирме сформировать достоверную информацию об имущественном и финансовом положении.
Основаниями для прекращения действия обязательств и списания в налоговом учете (НУ) кредиторской (КЗ) и дебиторской (ДЗ) задолженности являются следующие:
- Окончание срока давности и прочие факторы: согласно п. 18 ст. 250 НК РФ кредиторка подлежит включению во внереализационные доходы, исключением для ликвидации становятся обязательства по выпущенным облигациям, задолженность перед бюджетом государства и внебюджетными фондами.
- Дебиторка по требованиям пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ подлежит погашению с одновременным включением во внереализационные расходы либо из специального резерва после наступления обстоятельств признания ее безнадежной. Долг считается невозможным к взысканию (п. 2 ст. 266 НК РФ) по истечении срока, на основании обстоятельств, определяемых ГК РФ (решение госоргана, прекращение предпринимательской деятельности контрагента путем ликвидации и др.).
Документальным основанием списания ДЗ и КЗ является инвентаризационная опись, письменный приказ исполнительного органа компании
В бухгалтерском учете КЗ и ДЗ закрываются по балансу по причинам, определенным в Положении № 34н от 29.07.1998 г. по приказу Минфина:
- Пункт 77 утверждает регламент списания в фирме на УСН дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, по причине невозможности взыскания посредством отнесения на счет фонда по сомнительным долгам. Обязательство погашается из финансовых результатов предпринимательской деятельности коммерческого предприятия, если в предшествующем отчетному периоде не сформировано необходимого резерва, а также идет на увеличение величина текущих расходов для некоммерческой фирмы. Важно знать, что задолженность не теряет своей актуальности после того, как ее списали, кредитор обязан вести учет на забалансовых счетах последующие 60 месяцев с целью контроля финансово-имущественного положения должника и выявления возможности удовлетворения требований.
- Проводки по списанию просроченной кредиторской задолженности, обязательств по невыплаченной депонированной заработной плате сотрудников юрлица на УСН подлежат включению в доходы некоммерческой организации или увеличивают финансовые результаты коммерческого предприятия по п. 78 Положения.
Время требования
Согласно главе 12 ст. 196 ГК РФ общеустановленный срок истребования обязательств составляет тридцать шесть месяцев. В исключительных случаях временной промежуток может быть сокращен или продлен. Например, претензии по качеству товара принимаются судом не позднее двадцати четырех месяцев, по работам на основании договора подряда – в течение года, право возмещения ущерба по инциденту в морской перевозке сохраняется за пострадавшей стороной в течение десяти лет, на истребование компенсации вреда окружающей среде предусмотрено 240 месяцев.
Исчисление исковой давности начинается со дня возникновения долга, нарушения права либо времени, когда сторона могла узнать о данных обстоятельствах. Например, покупатель не оплатил поставку в день отгрузки, что регламентировано условиями сделки. Тогда именно с момента формирования реализации начнется течение срока.
Ст. 203 ГК РФ определяет порядок прерывания исковой давности по факту совершения должником действий, подтверждающих существование долга, влияющих на размер обязательств и порядок их исполнения. Например, если дебитор обратился к контрагенту с предложением заключить договор реструктуризации задолженности, тем самым признал ее действительность. С момента регистрации письма должника во входящей корреспонденции получателя исковая давность исчисляется заново.
Срок исковой давности равен трем годам
Стоит отметить, что законное время востребованности распространяется на все обязательства, как основной долг, так и штрафные санкции. Заключение договора цессии (изменения лица в договоренности) не изменяет исковой срок.
Невозможность истребования задолженности, подтвержденная актом государственного органа
Это спорная причина для списания кредиторки и дебиторки, так как существует обширная практика предъявления претензий контролирующими органами к компаниям по неправомерности действий. Несмотря на позицию ИФНС, судебные органы в спорах принимают сторону налогоплательщика.
Исключение контрагента из ЕГРЮЛ
Юридическое лицо правомочно осуществлять предпринимательскую деятельность в рамках промежутка времени с момента регистрации в системе ИФНС до ликвидации и исключения из единого госреестра.
Цель списания долгов при УСН
Перечислим основные задачи оформления списания ДЗ и КЗ:
- Соблюдение законодательных норм ведения бухгалтерского учета.
- Избегание убытков, дополнительных расходов по содержанию долга.
- Приведение данных баланса к достоверности.
- Рентабельность компании.
- Формирование корректной налоговой базы.
- Подтверждение стабильной платежеспособности и др.
Начало отсчета
Первым днем исчисления срока давности согласно ГК РФ признается момент неисполнения обязательств. Например, согласно условиям контракта, арендатор должен до 10 числа текущего месяца внести платеж за пользование недвижимостью. Должник не перечислил денежные средства, поэтому первым днем периода действия долга станет 11 число, при условии, что контрагент за исковой срок не проявит себя и не предпримет действий по погашению задолженности.
Списание дебиторки с кредиторкой при упрощенке позволяет избежать убытков
Если между сторонами обязательства не оформлены договорные отношения, то моментом отсчета станет последняя документальная претензия в адрес неплательщика. Для прекращения действия долга ликвидированной компании достаточно получить выписку из ЕГРЮЛ посредством бесплатного доступа к порталу ИФНС. Момент исключения должника из реестра станет основанием для списания кредиторки и дебиторки даже до истечения срока.
Когда у компании зафиксирована задолженность по взаиморасчетам с физическим лицом, который признан государственным органом без вести пропавшим, либо выдано свидетельство о смерти, именно дата акта станет допустимым моментом списания долга. Издание официального документа, подтверждающего неплатежеспособность должника и невозможность исполнения исковых требований, также возникает основанием для списания с учета ДЗ и КЗ.
Подготовительный этап
На 2018 г. законодательство определяет минимальное количество фактов проведения инвентаризации обязательств – не реже раза в календарный год. Допускается проводить процедуру чаще. Изначально руководитель компании издает приказ о назначении ответственных лиц, членов комиссии для участия в процедуре, дату мероприятия и срок документального оформления.
Далее инвентаризационная комиссия приступает к оценке и анализу обязательств, проверяет период существования долга и основания для его списания. Подтвердить состояние задолженности должны следующие документы:
- Товарные накладные.
- Акты выполненных работ.
- Платежные формы.
- Контракты.
- Счета на оплату.
- Письменные претензии.
- Судебные решения, исполнительные листы.
- Акты судебного пристава и др.
Наличие задолженности должно иметь письменное подтверждение
По итогам работы формируется инвентаризационная опись ИНВ-17. В настоящее время компании не обязаны применять данную форму, они могут разработать свою, дополнить необходимыми графами и утвердить внутренним нормативно-правовым актом.
Если задолженность списывается не по основанию истечения срока, бухгалтеру рекомендуется составить справку произвольной формы с фиксированием информации об обстоятельствах возникновения долга, действиях контрагента и основания для прекращения обязательств.
Завершающим этапом документального оформления процедуры погашения дебиторки и кредиторки становится издание исполнительным органом юридического лица приказа произвольной формы с назначением срока исполнения действий, ответственных лиц. Важно строго отслеживать исковую давность долгов, своевременно инвентаризировать, списывать обязательства, чтобы не получить замечания проверяющих органов и требований по внесению корректировок в налоговую и бухгалтерскую отчетность.
Исполнение
На основании сформированных и подписанных документов бухгалтерская служба оформляет проводки в БУ и НУ. Важно знать, что регламент учета рекомендует создавать специальные резервы для покрытия долгов. Если при проведении камеральной проверки будет выявлено искажение отчетности более чем на одну десятую часть, должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа по ст. 15.11 КоАП РФ.
Налоговый учет по упрощенной системе ведется согласно ст. 346.16 НК РФ, то есть база для исчисления налога к уплате формируется вычитанием сумм затрат из выручки. Дебиторка не входит в перечень регламентированных статей расходов, поэтому в НУ ее закрытие не отражается.
Особенным моментом является погашение кредиторской задолженности путем списания в налоговом учете компании на упрощенке, так как согласно ст. 346.15 такие проводки формируют внереализационный доход. Строгих сроков увеличения налоговой базы за счет закрытой кредиторки не предусмотрено кодексом, но проверяющие органы рекомендуют осуществлять процедуру в периоде возникновения основания. Касаемо Книги учета доходов и расходов момент фиксирования операции может совпадать с датой истечения искового срока либо последним днем отчетного периода.
Неверные данные в отчетах могут привести к штрафным санкциям
Если в сумму кредиторки по обязательствам перед поставщиком входит НДС, он также подлежит включению во внереализационные доходы. Важным моментом стоит выделить то, что в составе расходов признать стоимость неоплаченного товара не получится, так как это противоречит условиям ст. ст. 346.17 НК РФ. Исключение составляет ситуация при ликвидации компании, перед которой существует КЗ, тогда по ст. 419 ГК РФ долги полностью перестают существовать, а стоимость материалов, услуг допускается включать в расходы.
Не увеличивает налоговую базу величина списания кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности компании на УСН, если она является налогом, сборами, взносами, штрафными санкциями, отмененными или уменьшенными по решению исполнительной власти внебюджетных и бюджетных фондов (ст. 346.15 пп.1 ст.1.1). Данная норма распространяется также на невостребованные проценты от прибыли, обязательства сторон, участвующих более чем в половине уставного капитала друг друга, по операциям прощения долга с целью увеличения активов.
Типовые проводки по списанию КЗ и ДЗ приведены в таблице.
Дополнительный учет
Дебиторка подлежит учету за балансом на сч. 007 в течение ближайших шестидесяти месяцев после даты списания. Такая необходимость обоснована вероятностью возникновения обстоятельств, по которым задолженность станет не безысходной и сможет быть погашена. Списание сумм кредиторской задолженности при УСН доходы минус расходы по общим рекомендациям не учитывается на забалансе, но компания имеет право создать обособленный счет для ее отражения.
Забалансовый учет предназначен для обеспечения сохранности имущества, учета обязательств, потенциальных к взысканию. Сведения применяются для общей оценки финансово-имущественного положения юридического лица, а также контроля возможности удовлетворения требований.
Дебиторская задолженность - это долги перед Вашей Организацией в виде денежных средств, обязательств и т.п. Примерами дебиторской задолженности являются ситуации, когда Организации вовремя не вернули взятые в долг денежные средства, не отгрузили оплаченные товары или когда сотрудник Организации не отчитался по подотчету.
Для взыскания дебиторской задолженности существуют свои правила и сроки.
Если ценности не будут возвращены, долг признается нереальным к взысканию и его следует списать.
Основания для списания дебиторской задолженности
Организация-должник 01.09.2014 или позднее исключена из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, п. п. 1, 3 ст. 3 Закона N 99-ФЗ, Письмо Минфина от 23.01.2015 N 03-01-10/1982);
Нельзя признать долг безнадежным в том периоде, когда ИФНС исключила организацию-должника из ЕГРЮЛ по причине того, что она фактически прекратила свою деятельность, если запись об этом внесена в ЕГРЮЛ до 01.09.2014 (Письмо Минфина от 27.02.2013 N 03-03-06/1/5556). Такой долг станет безнадежным только по истечении срока исковой давности.
Судебный пристав-исполнитель вынес постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможностью взыскания.
Документами являются акт о невозможности взыскания долга и постановление об окончании исполнительного производства . Они выдаются Организации, если Организация выиграла дело в суде, но исполнить решение суда не удалось из-за того, что у должника нет ни денег, ни имущества, чтобы погасить долг.
Тогда Организации возвращается исполнительный лист, выносится постановление об окончании производства и выдается акт о невозможности взыскания долга.
На основании этих документов, можно списать дебиторскую задолженность.
Гражданин-должник умер или его признали безвестно отсутствующим.
Такая ситуация возможна, например, когда Организация выдала сотруднику деньги под отчет, а потом его не стало - он умер или пропал (ст. ст. 42, 45 и 418 ГК РФ).
В связи с этим взыскать долг с него невозможно.
В таком случае, чтобы подтвердить факт смерти, Организации понадобится свидетельство о смерти гражданина (его копия, заверенная нотариально) или решение суда о признании его умершим. А для обоснования пропажи - решение суда о признании безвестно отсутствующим.
Произошли обстоятельства, не зависящие от воли сторон, из-за которых погасить долг невозможно.
Например, пожар, наводнение и прочие природные (чрезвычайные) условия (ст. 416 ГК РФ).
Если наличие таких обстоятельств подтверждено документально, Организация сможет списать долг.
Обоснует сложные обстоятельства заключение или акт специальной инстанции - МЧС, Торгово-промышленной палаты (Письмо Минфина России от 02.07.2009 N 03-02-07/1-336 и Положение, утвержденное Постановлением Правления ТПП РФ от 30.09.1994 N 28-4). Или решение суда, которым доказано, что взыскать долг нереально (Постановления ФАС Московского округа от 29.09.2004 N КГ-А40/8877-04 и ФАС Поволжского округа от 24.01.2006 N А06-3101/2-16/04).
Документальное оформление списания дебиторской задолженности
Согласно п. 77 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение)
«Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации».
Таким образом, Для того чтобы списать "дебиторку", следует подготовить следующие документы:
1) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
Форма акта может быть как произвольная, так и унифицированная (N ИНВ-17), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
2) бухгалтерская справка. В ней указываются все сведения о задолженности и приводится обоснование причины списания дебиторской задолженности.
На основании этих документов оформляется приказ руководителя о списании "дебиторки"., в котором также указывается сумма списываемой задолженности.
Отражение списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете
Если Организация создавала , то в этом случае списывается задолженность следующей проводкой:
В учете производится запись:
80 000 руб. - списана за счет резерва "дебиторка" за неоплаченные товары с истекшим сроком давности;
80 000 руб. - отражена сумма списанной дебиторской задолженности за балансом.
В налоговом учете при УСН списание дебиторской задолженности у Организации никак не отражается.
Пример 2
Воспользуемся данными Примера 1.
При этом резерв по сомнительным долгам в части данной задолженности не формировался.
Тогда проводки будут следующими:
|
Дебет |
Кредит |
Сумма,
|
Первичный документ |
|
|
Отражено списание дебиторской задолженности за реализованный товар в связи с истечением срока исковой давности |
Акт инвентаризации расчетов, |
|||
|
Сумма списанной дебиторской задолженности учтена за балансом |
Бухгалтерская справка |
Дебиторская задолженность, которая в силу ряда причин становится безнадежной, необходимо списывать. Как проходит процедура списания в налоговом учете, в том числе при УСН доходы и доходы минус расходы, читайте в статье ниже.
В налоговом учет любой долг, для которого выполняется одно из условий ниже, считается безнадежным и подлежит списанию:
- если нет возможности взыскать задолженность через суд по причине завершения срока исковой давности, его длительность, как правило, составляет 3 года, но может меняться в отдельных случаях, согласно ст.197 ГК РФ;
- прекращение исполнительного производства в отношении должника судебными приставами в связи с невозможностью взыскания, при этом выносится соответствующее постановление;
- компания прекратила существования (ликвидирована);
- фирма исключена из ЕГРЮЛ по причине недействия такого лица (только за периоды с 01.09.2014).
Обратите внимание: Если сведения из реестра исключены по юридическому лицу до 01.09.2014, это не позволяет списать долг как безнадежный, необходимо дождаться выполнение любого из трех первых условий.
Если наступает хотя бы одно из указанных условий организация может в налоговом учете учесть задолженность как безнадежную в целях расчета налог на прибыль.
Списание задолженности дебиторов в налоговом учете
Для налога на прибыль можно списать долг перед организацией, если он безнадежный. А таковым признается любая задолженность, для которой выполняется одни из указанных выше условий.
Списание проводят в том налоговом или отчетном периоде, в котором зафиксировано свершение одного из условий.
Если в отношении дебиторского долга возможно провести зачет в счет погашения встречной кредиторской задолженности, то он также не признается безнадежным и не подлежит списанию.
В налоговом учете дебиторская задолженность, признанная безнадежной, списывается вместе с НДС на основании двух документов – акта ИНВ-17, составленного по результатам инвентаризации взаиморасчетов, и приказа руководителя. Если долг – это предоплата, уплаченная продавцу, с которой направлен был к возмещению НДС, то при списании такого долга нужно восстановить НДС. Списывается задолженность вместе с добавленным налогом.
