Недавние изменения в законодательстве РФ, в особенности закон «О применении ККТ» №54-ФЗ , вызвали бурную реакцию предпринимательского сообщества. В связи с предложенными нововведениями, наиболее частым является вопрос от малого бизнеса: при использовании онлайн – кассы нужен ли журнал кассира-операциониста?
Что такое онлайн-касса
В соответствии с изменениями налогового законодательства, в 2017 году подавляющее большинство компаний, действующих в российской юрисдикции, были обязаны перейти на использование онлайн-касс. Основным отличием подобной кассовой аппаратуры от классической ККТ заключается в прямой передаче сведений о совершаемых операциях на серверы Федеральной налоговой службы посредством подключения к сети Интернет. В остальном же, данный кассовый аппарат имеет стандартные функции в виде печатания чеков и хранении информации о них на фискальном накопителе. Операционисту не нужно проходить специальное обучение, чтобы воспользоваться новой опцией, лишь доступ в Сеть и элементарные навыки использования кассовой техники.
Внедрение подобных нововведений в сфере ККТ назрело давно и было обусловлено огромным объемом «серого» рынка товаров и услуг на территории РФ. Многие сделки осуществляются вне закона, минуя кассовые аппараты, а значит и налоговую систему, то есть без какого-либо контроля со стороны государства. Теперь же все, кто ведет торговлю или предоставляет услуги, должны иметь онлайн-кассу. По замыслу законотворцев, данные изменения помогут контролирующим органам намного эффективнее следить за объемом внутреннего рынка страны, что приведет к росту сбора налогов и улучшению торгового климата. Помимо этого, это позволит навести порядок в торговле через сеть Интернет, а также защитить потребителей от недобросовестных предпринимателей и мошенников.
На сегодняшний день все организации обязаны использовать подобную ККТ. Исключением до недавнего времени являлись владельцы платежных систем и индивидуальные предприниматели, работающие по упрощенной системе обложения налогами. Для данных категорий была временно отложена обязанность установки онлайн-касс, однако с 1 июля 2018 год а и они обязаны использовать кассовую технику с возможностью онлайн передачи данных в ФНС. К 2019 году должен завершиться последний этап перехода на онлайн-кассы, их будут использовать все категории предпринимателей и организаций, в том числе и самозанятые граждане и ИП без нанятых сотрудников.
Какие документы не нужно заполнять
Новые законодательные акты автоматически аннулировали обязательное использование широкого списка документов, которые ранее заполнялись вручную. Так, например, журналы, справочные отчеты, акты теперь будут программно формироваться в электронном виде. Кроме того, теперь не нужно в обязательном порядке заполнять первичные документы, регистрирующие приход денежных средств от покупателей. В группу данных кассовых документов входят унифицированные формы, начиная от КМ-1 и заканчивая КМ-9.
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) является первичным кассовым документом, отражающим расходные потоки денежных средств и их приход. Данный документ был утвержден Госкомстатом 20 лет назад, с тех пор именно в нём отражалась выручка торговой точки за рабочую смену. До 2017 года форма являлась обязательной для всех организаций и имела достаточно четкие требования. Регистр документа должен быть пронумерован, а каждое внесение сведений с ККТ должно быть подписаны не только кассиром, но и главным бухгалтером и руководителем предприятия. Важность документа была обусловлена необходимостью контроля Федеральной налоговой службой применения ККТ именно с помощью журнала кассира-операциониста.
Теперь же, необходимость ручного внесения данных по операциям кассовой техники стала необязательной. Данный документ в отчетных целях формируется автоматически в системе контрольно-кассового аппарата, копии чеков передаются в электронном виде в налоговую службу.
Кроме того, дополнительным преимуществом использования онлайн-кассы является возможность получения чеков покупателями, которые совершают покупки через интернет-магазины. Теперь на данную операцию уходят считанные минуты, и после совершения оплаты, покупатель может найти в своей электронной почте чек, который содержит все необходимые реквизиты продавца и приобретаемого товара.
Несмотря на законодательную необязательность ведения журнала, многие руководители и бухгалтеры советуют продолжать вести отчетность, для максимально точного контроля движения денежных средств по торговым точкам и с целью более ответственного отношения кассиров к своей работе.
Документы, обязательные к заполнению
При этом, несмотря на отказ от большинства первичных кассовых документов, что сделало ведение учета более удобным, остались документы, которые обязательны к заполнению. Кроме того, появились и принципиально новые формы, которые были введены вместе с утверждением обязательного использования онлайн-касс.
Обязательна ли кассовая книга при использовании онлайн-кассы? Да, данный внутренний журнал предприятия является обязательным унифицированным регистром. При этом руководство организации вправе самостоятельно решить, вести её в классическом бумажном варианте или воспользоваться современными технологиями и вести электронную книгу. Для неё установлена форма КО-4, которая обязательна для всех владельцев ККТ, как старого, так и нового онлайн образца. То есть правила ведения данного документа никак не изменились и включают в себя стандартные пункты:
Это статья с сайта vseofinansah точка ru. Если вы ведите эту статью на другом сайте, значит ее украли.- Записи в документ вносятся лишь на основании кассовых ордеров, как приходных, так и расходных, каждый из которых отражается в книге;
- Остаток на конец дня, отображенный в документе, должен быть сверен с фактическим наличием денежных средств;
- Книга, которая ведется в электронном виде, в обязательном порядке должна быть распечатана, прошита и заверена.
Новые законодательные акты никоим образом не коснулись и установленных правил оформления ПКО и РКО.
Новые документы, обязательные к заполнению
Федеральный закон №54-ФЗ ввел в обиход два совершенно новых кассовых документа. Первый из них называется чеком коррекции и необходим в случае обнаружения по итогу смены превышения учтенной выручки. Кроме того, данный документ должен быть оформлен в случае отключения электроэнергии, когда расчет с покупателями осуществляется наличными деньгами. Следует помнить, что неиспользование ККТ является административно наказуемым преступлением. В то время как данный документ позволит избежать штрафа. Но злоупотреблять данной возможностью не стоит, по каждому подобному чеку налоговый инспектор может требовать документальных объяснений.
Вторым документом является чек с признаком «возврат прихода» . Подобный чек оформляется в случае возврата клиенту денежных средств за приобретенную продукцию или полученную услугу. Документ оформляется вне зависимости от того, в какой форме денежные средства поступили от потребителя: наличными или в электронном виде.
Кроме того, повсеместное внедрение онлай-касс обосновало появление и других фискальных документов. В первую очередь, это отчеты открытия и закрытия смены , между операциями одной смены по закону не должно проходить более 24 часов. В случае если отчет об открытии смены не сформирован, касса не будет печатать кассовые чеки. То же самое происходит, если смена превысила сутки. Появился отчет, сообщающий о закрытии фискального накопителя, то есть устройства, установленного в онлай-кассе и хранящего в зашифрованном виде все кассовые документы. В случае необходимости достать накопитель из кассы, например при заполнении его памяти, необходимо быть уверенным в том, что все документы по операциям были переданы в налоговую службу.
22.08.2019
При переходе на онлайн кассы большинство предпринимателей задумываются о необходимости заполнения журнала кассира операциониста. До принятия закона №290-ФЗ от 3 июля 2016 года существовало требование по ведению , где были отражены расходные и приходные операции по кассе.
Вступление нового регламента позволило уменьшить некоторую бумажную работу. Действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи кассовой техники, записываются в журнал кассира-операциониста.
Нужно ли вести – особенности ведения
Термин «онлайн касса» определяет кассовую технику, функции которой связаны не только с печатью чеков и хранению информации о них, но и передачей сведений о них в виде электронных копий в налоговую службу.
Для осуществления действий по работе с онлайн-кассой оператору нужен доступ к сети интернет и базовые навыки владения кассовой техникой.
Другие позиции работы кассового аппарата остаются неизменными и немногим отличаются от ранее принятых норм.
Ведение журнала на бланке КМ-4 по осуществлению операций старой кассовой техники осуществлялось вручную.
Оформление журнала при вводе в работу онлайн-касс имеет большое преимущество перед прежним бланком: вся информация по операциям с денежными средствами (наличный и безналичный расчет) автоматически записывается в систему кассы, а затем их копии направляются в налоговый орган.
Отвечая на вопрос, требуется ли ведение журнала кассира операциониста при работе с онлайн-кассами, Министерство финансов РФ представил разъяснения в письме от 4 апреля 2017 года № 03-01-15/19821.
Здесь сообщается, что применение в работе унифицированных форм первичной документации, к которым относится журнал, новым регламентом не предусматривается, следовательно, форма не является обязательной для оформления.
Использование онлайн-кассы позволяет отказаться от ведения журнала.
Как заполнять?
Оформление журнала по форме КМ-4 необходимо для учета прихода и расхода наличности.
Некоторые юридические лица после отмены обязательности его ведения с июля 2017 года все равно продолжают его вести.
Субъектами предпринимательской деятельности добровольно может быть применена форма даже после введения онлайн-касс для целей внутреннего учета.
Журнал ведется работником, обслуживающим покупателей с помощью кассового аппарата – кассир, кассир-операционист.
Хранится бланк у директора компании или главного бухгалтера.
Для учета притока и оттока денежных средств в документе указываются:
- сведения начальные и конечные со счетчика ККТ за рабочий период;
- размер выручки за смену, рабочий день;
- объем израсходованных и полученных денежных средств в наличной и безналичной форме;
- средства, возвращенные покупателям, оплатившим товар ненадлежащего качества.
Компании самостоятельно устанавливает правила заполнения журнала, но шаблон должен соответствовать нормам постановления №132 . Регистр КМ-4 предполагает ежедневное ведение документа.
Записи осуществляются ручкой синего цвета (шариковой, чернильной). При возникновении исправлений обязательно проставляется виза директора предприятия и главного бухгалтера.
Скачать бланк и образец заполнения формы КМ-4
Важные моменты
Журнал кассира-операциониста является учетной документацией, его содержание и хранение должно определяться законодательными и локальными актами.
Хранить книгу необходимо недалеко от кассы или в бухгалтерии, но в любом случае, недоступным для посторонних взглядов.
После истечения актуальности документа он передается в архив, где срок его хранения составляет 3 года. По истечении этого срока журнал подлежит утилизации с четким соблюдением регламента подобной процедуры.
До введения онлайн-касс журнал нуждался в обязательной прошивке, нумерации и регистрации в надзорном органе.
Сейчас регистрировать в налоговой инспекции нет необходимости, нумерация и шнуровка осуществляется при личном желании юридического лица.
Данное право возникает при окончательном переходе на онлайн-кассы.
Одним из преимуществ онлайн кассы выделяется возможность оформлять чеки при совершении покупок через интернет-магазины в течении всего лишь нескольких минут, что не всегда осуществлялось обычными кассовыми аппаратами.
Сейчас, после осуществления покупки, покупателю высылается на обозначенный адрес электронной почты чек с указанием реквизитов продавца и информации о товаре.
Подобный документ можно попросить и в обычном магазине, обязанностью продавца является его обязательная выдача.
Специальный программный комплекс онлайн-касс позволяет провести анализ поведения потребителя, учитывать реализацию продукции, а также работать с ценными бумагами.
С его помощью можно определить продукцию, пользующуюся наибольшим спросом, и залежавшийся товар на полках, продажи которого способны увеличиться при снижении на него цены.
Полезное видео
О порядке заполнения журнала кассиром-операционистом, можно узнать из данного видео:
Форма КМ-4 (Журнал кассира-операциониста)
Форма КМ-4 (Журнал кассира-операциониста)
Источник/официальный документ:
постановление Госкомитета статистики № 132 от 25 декабря 1998 года
Название документа:
Форма КМ-4 "Журнал кассира-операциониста"
Формат:
.doc
Размер:
54 кб
Форма КМ-4 журнал кассира-операциониста утверждена постановлением Госкомитета статистики № 132 от 25 декабря 1998 года для учета денежных расчетов при осуществлении торговых операций с применением ККМ. Письмо Минфина № 104 от 30 августа 1993 года, обязывает всех предпринимателей, использующих при расчете с покупателями ККТ, вести эту унифицированную форму первичной учетной документации для учета торговых операций. Для каждой кассовой машины ведется отдельный журнал, который заполняется после каждого рабочего дня или смены по данным Z-отчета в хронологическом порядке. Журнал позволяет определить на любой момент времени показания суммирующего счетчика, дневную выручку, остаток денежных средств в кассе.
Журнал перед применением регистрируется в налоговом органе. Все страницы в нем нумеруются, он должен быть сшит и заверен инспектором.
С принятием закона №290-ФЗ от 03 июля 2016 года о новых требованиях к кассовым аппаратам, поправок к закону № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года по использованию контрольно-кассовой техники и переходом на онлайн-кассы, форма КМ-4:1 становится для ведения необязательной. Об этом можно прочесть в письмах ФНС России № ЕД-4-20/18059@ от 26 сентября 2016 года и Минфина РФ № 03-01-15/37692 от 16 июня 2016 года и № 03-01-15/19821 от 04 апреля 2017 года. Основная масса предпринимателей, должна была перейти на использование новых или модернизированных моделей ККТ, которая передает все сведения о расчетах с покупателями в онлайн-режиме на сайт оператора фискальных данных с 01 июля 2017 года.
Если вы еще не перешли на онлайн ККТ или решили продолжать ведение журнала по форме КМ-4 для онлайн-кассы, то можете скачать бланк журнала кассира-операциониста.
Образец (пример) заполнения журнала кассира-операциониста
Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.
Журнал кассира-операциониста - это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.
Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам (кассирам), которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем.
О тчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом.
Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии.Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя. После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи.
Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий. Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА.
В журнале также отражаются заметки технических работников ЦТО, которые осуществляют его проверку в соответствии с договором кассового обслуживания.
Согласно законодательству все ККА имеют ЭКЛЗ, которую необходимо устанавливать каждый год, в противном случае машина заблокируется. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста.
В конце своей смены (рабочего дня) кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами (если они есть) и наличными денежными средствами. После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику.
Образец заполнения журнала кассира операциониста
Изучим подробнее как заполнять журнал кассира операциониста.
На титульном листе нужно записать название организации, ее полный адрес, номер телефона, а также коды , ОКДП и ИНН. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер. При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. Работники налоговой или ЦТО ниже заполняют регистрационный номер ККМ.
В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф.И.О. ответственного за это должностного лица.
Регистр представляет собой таблицу с большим количеством столбцов, которые необходимо заполнять.
В графе «1» отражается текущая дата, указанная в отчете. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц.
В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Часто заводят разные отделы для ведения раздельного учета выручки, полученной по разным системам налогообложения (например, ЕНВД и ОСНО). Их открытие осуществляют специалисты ЦТО, информация об этом отражается в учетной карточке ККА в налоговой.
Графа «5» в последнее время либо не заполняется, либо в ней проставляется 0. Это связано с тем, что ККА с ЭКЛЗ не обнуляются.
В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы.
Поля «7» и «8» должны содержать подписи кассира и проверяющего его уполномоченного лица.
В столбце «9» отражается необнуляемый остаток на конец дня. Далее записывается итоговая выручка по ККМ, которая должна быть равна разнице между значениями граф «9» и «6».
В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа. Графы «12» и «13» нужно заполнять, если при оплате за товары, услуги, работы принимаются банковские карточки. Несмотря на то что карточки - это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии - проставляется прочерки.
Столбец «14» равен сумме значений «10» и «13».
Согласно законодательству кассир может произвести возврат денежных средств в случае отказа клиента от покупки при предъявлении им чека. Если этот возврат осуществляется в тот же день что покупка, то его показатели записываются в графе «15» . При этом на возвращенный чек должен быть составлен акт, который должен включать обязательные для него реквизиты. Если возврат осуществляется в последующие дни, он в журнале кассира-операциониста не фиксируется. Здесь же отражаются ошибочно пробитые чеки. Ее значение равно разнице показателей «10» и «14».
В следующих столбцах расписываются кассир (сдающий деньги) и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями.
Нюансы ведения журнала
При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный (равный 1 рублю 11 копейкам) и после замены памяти.
Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы (скупка металлолома у населения). Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции – расходные.
В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией (чтобы можно было ее прочитать) и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.
В число полномочий Федеральной налоговой службы входит контроль и надзор за применением контрольно-кассовой техники (п. 1 Положения о ФНС , утв. Постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506). Одним из механизмов, позволяющих проверять правильность применения налогоплательщиками кассовых аппаратов, являлась проверка журнала кассира-операциониста. Но при использовании онлайн-касс данные о совершенных операциях в автоматическом режиме передаются в ФНС. Соответственно, возникает вопрос, а при онлайн-кассах нужно ли вести журнал кассира-операциониста?
Что такое журнал кассира-операциониста?
Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Эта форма разработана для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККТ. Также эта форма является контрольно - регистрационным документом показаний счетчиков.
Предусматривается, что журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера организации и печатью.
Онлайн-кассы: журнал кассира-операциониста нужен?
Напомним, что с 01.01.2013 применение унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Госкомстатом, не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Исключение касается только первичных учетных документов, установленных уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами. Примером являются кассовые документы.
В то же время, форма КМ-4 является не кассовым документом, а документом по учету денежных расчетов с применением ККТ. Но эта форма принята не в соответствии с Федеральным законом о применении ККТ от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Таким образом, в настоящее время применение формы КМ-4 «Журнал кассира-операциониста» при онлайн-кассе не обязательно.
