Выписка из приказа об увольнении работника - образец ее приводится ниже. Этот документ сотрудник может запросить у работодателя по ряду причин. Что это за причины, а также как верно составить такую выписку, расскажем в нашей статье.
Для чего может понадобиться выписка из приказа об увольнении?
Прежде всего, следует заметить, что для специалиста совсем не обязательно иметь какую-то конкретную причину, чтобы получить от своей бывшей компании выписку из приказа об увольнении.
Дело в том, что согласно ст. 62 ТК РФ, если сотрудник обращается к руководству (в письменной форме) с просьбой предоставить какой-либо документ, связанный с его работой на предприятии, то фирма-работодатель должна в обязательном порядке это сделать не позднее чем через 3 рабочих дня. В перечне документов, которые компания обязана выдать, названы, в частности, копии приказов о приеме на работу и увольнении. Непосредственно выписки из приказа нет, однако этот перечень открытый. Следовательно, работник вправе запросить любой документ, который имеет отношение к его работе в компании, включая выписку из приказа об увольнении.
Но для чего она может ему понадобиться? Среди типовых ситуаций можно отметить следующие.
1. Как того требуют нормы трудового права, если специалист приходит устраиваться в компанию после службы в армии, работодатель до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу должен зафиксировать информацию о том, что данный специалист прошел военную службу (подп. 2 п. 21 Правил ведений и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Чтобы внести в книжку такую информацию, фирма должна издать соответствующий приказ, основанием для которого выступает подтверждающий документ, в частности, военный билет (для срочников), выписка из приказа об увольнении (для контрактников).
2. Нельзя исключать, что с имеющейся трудовой книжкой может что-то случиться (сотрудник может случайно ее испортить/потерять и т. д.). В этом случае необходимо книжку восстановить, т. е. сделать дубликат, в котором будет воссоздана вся трудовая биография специалиста. При этом восстановление должно производиться на основании документов, подтверждающих стаж работника: трудовые договоры с прежними работодателями, выписки из приказов о приеме на работу и увольнении из компаний (разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
О том, по каким правилам происходит восстановление трудовой книжки, см. в статье .
3. Иногда бывает, что работник в течение жизни где-то трудился по всем правилам ТК РФ, однако сведения об этом по какой-то причине не попали в его трудовую книжку. Поэтому, когда дело подходит к пенсии, возникает вопрос: учитывается ли период такой работы в пенсионном стаже специалиста (ведь такой стаж считается на основании трудовой книжки)? Законодатель говорит, что учитывается, но только если указанные периоды подтверждены документально, в том числе выписками из приказов о приеме на работу и увольнении (п. 11 Правил подсчета страхового стажа, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).
Как корректно составить выписку из приказа об увольнении?
Выписка по своей сути представляет сжатую форму приказа, поэтому и сведения в ней необходимо отражать аналогичные тем, что были в приказе.
О том, как правильно оформить сам приказ об увольнении, см. в статье .
В частности, в выписке должны быть указаны:
- реквизиты предприятия;
- фамилия увольняемого специалиста;
- преамбула приказа;
- пункт ТК РФ, в соответствии с которым сотрудник покидает компанию;
- фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ.
При этом подписывать выписку руководитель не должен. Достаточно напротив его фамилии указать слово «подпись».
Вместо руководителя выписку подписывает работник кадровой службы компании, ответственный за ее выдачу, указав при этом: «верно» или «выписка верна».
Скачать образец выписки из приказа об увольнении вы можете на нашем сайте.
Итоги
Выписка из приказа об увольнении может потребоваться, в частности, если необходимо внести запись в трудовую книжку о службе в армии, для оформления дубликата книжки при ее утере, для восстановления пенсионного стажа при расчете пенсии и т. д. Поэтому фирме важно помнить, что выписка должна содержать выжимку из приказа, касающуюся непосредственно причины расторжения трудовых отношений со специалистом.
В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.
В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.
Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.
В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает определение выписки из документа: «копия части документа, заверенная в установленном порядке». Поскольку других официальных определений не существует, воспользуемся этим.
В соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x выписки из документов должны быть оформлены на бланках предприятий, учреждений и организаций, заверены подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В выписке указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Организации, с учетом этих требований, регламентируют оформление выписки из документа локальным нормативным актом, как правило, инструкцией по делопроизводству.
Для оформления выписки из документа используется общий бланк организации, т.е. такой бланк, в котором указаны только наименование организации, место составления или издания документа и определены места для проставления даты и регистрационного номера документа. В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка.
В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ. Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется.
Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.
Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к. только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер.
Оформление выписки из кадрового приказа
Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .
ВАЖНО!
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
В этом случае выписку можно оформить двумя способами.
Первый способ – оформляем выписку в виде связного текста, используя общий
Второй способ – копируем фрагмент текста в виде таблицы, как в приказе.
Как и копия, выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Требование проставления оттиска печати, закрепленное в Указе Президиума ВС СССР, обязательно в отношении копий и выписок из документов, предоставляемых в сторонние организации. Если копия или выписка остается в организации, печатью ее можно не заверять. Этим же Указом предусмотрено право организации выдавать копии и выписки из имеющихся у нее документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В этих случаях при изготовлении выписок воспроизводятся реквизиты бланков.
Понятие “выписка из документа” в терминологическом стандарте – ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” – отсутствует. В стандарте есть лишь термин “архивная выписка”, который определяется следующим образом: “копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке”. Но понятие “архивная выписка” – это частное понятие по отношению к понятию “выписка из документа”. Определение термина “выписка из документа” приводится лишь в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран : “выписка из документа – рукописная или машинописная копия части (частей) письменного документа”. Из приведенных определений следует, что выписка из документа – это копия части (частей) документа и что к оформлению выписок из документов, в принципе, стоит применять те же правила, что и к оформлению копий документов . Однако это не всегда так.
Оформление выписки из документа
В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно или нецелесообразно, например в случае если документ имеет большой объем или содержит конфиденциальную информацию .
Выписка из документа – это способ извлечь из документа только ту информацию, которая важна для конкретного работника и к которой работнику разрешен доступ.
Для заверения копий документов в делопроизводстве используется реквизит “Отметка о заверении копии документа”. Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению реквизитов” (далее – Стандарт). Стандарт устанавливает следующее:
“При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.
Поскольку выписка из документа – разновидность копии документа, этот реквизит (отметка о заверении копии документа) мы можем использовать и при заверении выписок из документов, но только в том случае, если для конкретного вида выписок не установлен иной порядок заверения. Кроме части (частей) текста документа, которые переносятся в выписку, в выписке полностью воспроизводится заголовочная часть документа, но вместо наименования вида документа указывается: выписка из приказа, выписка из протокола, выписка из постановления и др. Под текстом выписки указывают должность (должности) лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию.
Если оформляется выписка из протокола заседания, в выписку переносятся сведения о председателе (председательствующем), секретаре, лицах, присутствовавших на заседании, в повестке дня указывается только тот вопрос (вопросы), информация о котором переносится в выписку.
Для заверения выписки используется отметка о заверении копии, хотя в практике работы с документами нормативными актами организации может быть предусмотрено правило подписания выписки из документа (протокола, решения) тем должностным лицом, которым подписан документ.
Пример оформления выписки из протокола
Архивная выписка
Ведомственными нормативными актами может быть установлен иной порядок оформления выписки из документа, и таких примеров немало.
В начале статьи приводилось определение понятия “архивная выписка”, иначе говоря, выписки из архивного документа. Порядок оформления этого документа установлен нормативными актами, регулирующими сферу архивного дела. В частности, “Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила). Они устанавливают (п. 5.9.2), что в архивной выписке воспроизводятся полностью название архивного документа, его номер и дата. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами “Так в тексте оригинала”, “Так в документе”. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Архивные выписки подписываются руководителем архива или уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью архива (в муниципальных архивах, не являющихся юридическим лицом, – печатью органа местного самоуправления).
Из приведенного текста Правил следует, что в архивной выписке указывается полностью “название архивного документа, его номер и дата” (например: Выписка из приказа ООО “Авента” от 15.04.1991 № 56), архивные выписки подписываются руководителем или иным уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью архива (органа местного самоуправления).
Форма выписки из документа, утвержденная нормативным актом
Форма выписки из документа может быть утверждена нормативным актом. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 № 280 “Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации” утверждена форма выписки из протокола заседания:
В данном случае выписка, так же как и сам протокол, подписывается председателем и секретарем, но печатью данная выписка не заверяется.
В настоящее время многими органами государственной власти формируются и ведутся автоматизированные базы данных, в т. ч. имеющие статус государственных баз данных, например:
Единый государственный реестр юридических лиц, Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, Реестр федерального имущества, Реестр паевых инвестиционных фондов и многие другие.
Нормативными правовыми актами предусмотрена выдача заинтересованным юридическим и физическим лицам информации из данных реестров в виде выписок. Нормативными актами, как правило, предусматривается и форма выписки из реестра. Поскольку автоматизированные базы данных формируются на основании официальных документов, то и информация из этих баз данных выдается в виде выписок. Единых правил оформления данных выписок нет, поэтому в каждом конкретном случае нужно руководствоваться теми нормативными актами, которыми регламентирован порядок использования баз данных (реестров, регистров, кадастров). Например, постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 “О Едином государственном реестре юридических лиц” установлена форма выписки из реестра:
Похожая форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.10.2003 № 630 для выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей. И в том и другом случае выписки подписываются должностным лицом и заверяются печатью.
Еще один пример: приказом Минюста России от 25.03.2009 № 84 “Об утверждении форм документов, необходимых для создания и осуществления деятельности на территории Российской Федерации филиалов и представительств международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций” установлена форма выписки из реестра и правила ее оформления, например (приводится в сокращении):
В приказе, в частности, отмечается, что выписка заполняется на официальном бланке Министерства юстиции РФ на русском языке. В качестве даты выдачи выписки указывается дата ее подписания. Выписка подписывается уполномоченным должностным лицом министерства, при этом указывается полное наименование должности лица, его фамилия, инициалы. Выписка заверяется печатью.
Приведенные примеры показывают, что при оформлении выписок из документов применяются различные правила. В одних случаях выписки заверяются, как копии документов, в других они подписываются должностными лицами, в одних случаях выписки заверяются печатью, в других – нет. Из этого следует, что при оформлении выписки из документа нужно основываться на нормативных актах, и только в случаях, не регулируемых законодательством, можно пользоваться теми правилами оформления выписок, которые приняты для заверения копий документов.
* Словарь современной архивной терминологии социалистических стран: Главархив СССР, ВНИИДАД. – М., 1982.
** Согласно ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Образцы выписки из приказа о приеме на работу представляют собой сведения об определенном сотруднике. Это делается для того, чтобы не предоставлять в какую-либо организацию все сведения, содержащиеся в приказе.
Определение
Выписка из приказа является распорядительным документом, который содержит в себе все сведения о предприятии, а также информацию о конкретном сотруднике, запросившем эту выписку.
Выписка из приказа, образец которой находится в отделе кадров организации, может потребоваться сотруднику для предоставления в муниципальные или государственные органы, а также иные вышестоящие инстанции. К примеру, работник может попросить выписку из приказа, чтобы подтвердить рабочий стаж при оформлении пенсии.
Когда выдается выписка
Согласно российскому законодательству, работодатель должен предоставить работнику копии бумаг, которые связаны с его непосредственной работой, в частности, выписку из приказа о приеме на работу (если документ о приеме сводный и содержит сведения о нескольких сотрудниках). Выписку должны предоставить по письменному обращению работника в течение 3 дней.
Сотрудник отдела кадров должен подготовить выписку на конкретного сотрудника. Во-первых, чтобы не тратить много времени на оформление, поскольку приказ сводный, а во-вторых, чтобы сохранить корпоративную этику.
Оформление
Приказ о приеме может быть нескольких видов:
- По личному составу.
- По основной деятельности.
Образцы выписки из приказа оформляются согласно тому, какие сведения нужны сотруднику. Хотя особой разницы в оформлении нет.
Шапка в выписке будет такой же как и в самом приказе и должна содержать следующие сведения:
- Эмблема или товарный знак организации, расположенные по центру бланка.
- Наименование организации (в точности как в учредительных документах). Писать название сокращенно запрещено, за исключением случаев, когда аббревиатура утверждена. Если над организацией, выдающей выписку, есть вышестоящее предприятие, то указываются и его реквизиты.
- Регистрационный номер. Он повторяет номер приказа.
- Дата. Ставится такое же число, что и в приказе.
- Изменяется формат документа. Вместо «приказа» необходимо написать «выписка из приказа». Эта фраза прописывается по центру без точки в конце.
- Констатация из документа. Эта часть прописывается в выписке полностью. Если приказ о приеме оформлен по личному составу, то данная часть будет отсутствовать.
- Распоряжение. Здесь образец выписки приказа о приеме будет содержать только сведения о том сотруднике, который запросил документ.
- Реквизиты и наименование должности того сотрудника, который подписывал приказ.
При предоставлении выписки из приказа в стороннюю организацию следует поставить на ней печать. Также необходимо прописать, что подлинник приказа находится в конкретной организации. Для внутренних работ заверять выписку не нужно.
Сроки хранения и действия
Чтобы работник организации имел представление, что это за документ, он может попросить в отделе кадров для ознакомления образцы выписки из приказа.
Как таковых нормативных актов, которые регламентируют сроки действия выписки, не существует. Поэтому можно считать этот документ бессрочным.
Срок хранения определяется тем, где выписка хранится. Если это личные дела работников, то и находятся образцы выписки из приказа там постоянно. Формировать отдельное досье с выписками не имеет смысла, поскольку уже существуют приказы на сотрудников.
Поэтому при оформлении выписки сотруднику отдела кадров нужно быть всего лишь внимательным, как и при работе с другими кадровыми документами.
Соблюдая все нормы кадрового делопроизводства, оформить выписку из приказа о приеме на работу не составит большого труда.
