В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.
Определимся с терминами
Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.
Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.
По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).
Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.
Обратите вниманиеГоворить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, на наш взгляд, в том случае, если:
|
Организация делопроизводства
Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.
Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.
Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела.
Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями.
Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.
Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации.
Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.
Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ).
Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.
В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.
Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.
Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации.
- Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);
- Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);
- Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).
При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.
Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.
В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.
Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.
Поскольку разработка Инструкции по ДОУ – это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная.
Документооборот в бюджетной организации - это комплекс мероприятий, связанных с формированием и передвижением всех документов учреждения, начиная с даты их создания (получения) и до момента сдачи их в дело, отправки или выполнения в полном объеме. Расскажем, какой ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 года существует.
Как правильно организовать документооборот
Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.
Что такое документооборот
Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.
Он существует в следующих видах:
- общий — в части деятельности предприятия в целом;
- кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
- секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
- электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.
Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.
В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:
- внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
- входящие (присланные из внешних структур);
- исходящие (отправляемые во внешние структуры).
По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.
Журнал нужно сшить и пронумеровать.
В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.
Этапы работы по делопроизводству
Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.
Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.
1. Первичная обработка, включающая такие элементы:
- проверка факта правильной доставки до адресата;
- проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
- вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
- проверка целостности входящих, в том числе приложений;
- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
- отметка с присвоением входящего номера.
Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.
2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:
- можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
- осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).
В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:
- руководителя учреждения;
- заместителя руководителя;
- начальников подразделений и их сотрудников.
Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.
3. Рассмотрение руководителем:
- производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
- наложение резолюции.
По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.
4. Обработка, выполнение резолюции.
5. Формирование ответов.
6. Контроль исполнения.
Работа с исходящими включает перечень действий:
- разрабатываются проекты, оформляются;
- визируются заинтересованными сотрудниками;
- проверяются на предмет правильности оформления;
- регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
- передаются на отправку;
- контролируется исполнение.
Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.
Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:
- подготовки проекта;
- согласования с заинтересованными сотрудниками;
- направления на проверку правильности формирования;
- передачи руководителю для подписания;
- регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
- контроль исполнения;
- формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.
Работа с протоколами включает:
- формирование текста;
- регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
- хранение подлинников в делах по месту регистрации;
- контроль исполнения;
- направление копий в адрес заинтересованных лиц.
В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.
ГОСТы по делопроизводству
Госты по делопроизводству 2019 года устанавливают перечень понятий делопроизводства с их расшифровкой. Делопроизводство-2018, новые требования по которому устанавливают ГОСТ Р 7.0.97-2016 (начал действовать с 01.07.2018), ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело») осуществляется с соблюдением требований, установленных этими документами.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет перечень понятий, которые рекомендовано применять для всех видов документов, например:
- делопроизводство — деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов учреждения;
- официальный документ — созданный учреждением, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Пришедший на смену ГОСТу Р 6.30-2003 новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит ряд новшеств. Учреждение самостоятельно решает, оформлять ли приказ, утверждающий такие акты, как инструкция по делопроизводству 2019 в государственных учреждениях, инструкция по кадровому делопроизводству, по новому ГОСТу.
Расскажем об изменениях ГОСТа:
- Список реквизитов обновился. В ГОСТе теперь отсутствует реквизит «идентификатор электронной копии документа». Появились:
- реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
- реквизит грифа ограничения доступа;
- реквизит отметки об электронной подписи.
- Уточнены требования к оформлению. Разъяснены положения по:
- нумерации страниц;
- использованию шрифта;
- отступам и межстрочным интервалам;
- возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
- простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
- ГОСТ уточняет требования к заверению копий. Если ее нужно направить во внешнюю организацию, в ряду реквизитов указывается слово «Верно», сведения о заверившем копию (должность, подпись и расшифровка), строчкой ниже — дата заверения и информация о месте хранения подлинника с печатью компании.
- Раздел «Бланки» дополнен форматом А6, определены правила применения двуязычных бланков.
- В раздел с приложениями включены образцы титульного листа, бланка подразделения, письма на двух языках, приведены реквизиты для их оформления..
Обновление ГОСТа влечет за собой рассмотрение вопроса о разработке новой редакции некоторых документов, таких как инструкция по делопроизводству 2019 (в муниципальных учреждениях, других организациях.
Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации?
Понятие
Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.
Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.
При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.
Основы
Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом - следят за их движением.
Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.
Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере. Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.
Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.
В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.
Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет. В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.
Делопроизводство и документооборот
На любом предприятии можно услышать такие слова, как «делопроизводство» и «документооборот». Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.
На нем развивается документооборот. Этим понятием называют движение приказа, письма от его создания до исполнения. Бумаги могут отправляться в архив или уничтожаться. По месту их создания документооборот бывает внешним и внутренним. Источник определяет путь приказа, распоряжения, письма.
Этапы
Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной. Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:
- Выполнение проекта документа.
- Согласование.
- Подписание проекта.
- Присвоение даты и номера.
- Регистрация и исполнение.
- Доведение информации до исполнителей и контроль.
- Выполнение предписаний.
- Оформление и хранение.
- Уничтожение или перенос в архив.
По этапам внешний документооборот практически такой же, но немного отличается. Бумаги передаются в организацию со стороны. Они выпускаются вышестоящими и нижестоящими компаниями, филиалами, органами власти, судами и гражданами. Их обязательно регистрируют, что подтверждает их контроль. Потом следует ознакомление с ними и исполнение. Если требуется, то создается ответ. В конце бумага отправляется в архив или уничтожается.
Виды
Существуют и другие виды документооборота:
- Восходящий - от работников к начальству.
- Нисходящий - от руководителей к персоналу.
- Горизонтальный - с равными должностями.
Движение бумаг закрепляется в особых журналах. Их могут оформлять в разных видах, но сейчас самым востребованным является электронный документооборот.
Судебное делопроизводство
Что такое делопроизводство в суде? Судебное дело представляет другой перечень документов и материальных свидетельств. Благодаря его правильному хранению и перемещению правоохранительная система работает в соответствии с законом.
Судебное делопроизводство по сравнению с организационным не бывает добровольным. Его ведут уполномоченные лица, и их работа контролируется. В нем тоже есть этапы, включая уничтожение бумаг.
Работа секретаря
Многим сотрудникам неизвестны основы делопроизводства и документооборота. А вот у секретаря это профессиональные обязанности. Эти работники осуществляют главную деятельность по документационному обеспечению управления.
По форме и работе учреждение бывает:
- Централизованным - секретари располагаются в одном отделе и подчиняются старшему специалисту.
- Децентрализованным - сотрудники распределены по подразделениям компании, поэтому подчиняются своим начальникам.
- Смешанным.
Принципы документооборота в учреждении определяются формой секретариата. На этих работников возложена обязанность по оформлению бумаг.
Инструкция
Основы делопроизводства устанавливают, что на каждом предприятии должен быть нормативный акт, который регламентирует движение документации. Инструкцией по делопроизводству называют внутренний нормативный акт предприятия, основанный на приказе руководства.
Бумага имеет бессрочное действие. В ней указано происхождение документа, представлены перечни должностей, чьи подписи являются официальными. Инструкция включает образцы оформления, бланки, формуляры.
Ведение делопроизводства
Основы делопроизводства и документооборота на предприятии позволяют правильно осуществлять эту деятельность. В небольших фирмах обычно эта работа выполняется сотрудниками или руководителем. Если такая обязанность не считается для сотрудника прямой и на указана в трудовом договоре, то нужно издать приказ о прибавлении подобных функций. В документе надо расписать обязанности, ответственность и компенсацию.
Принципы кадрового делопроизводства
Если в учреждении работает хоть один сотрудник, то нужно создавать трудовые документы. Кадровым делопроизводством называют обеспечение движения официальных бумаг, относящихся к деятельности людей. Обязанности осуществляются сотрудниками отдела по персоналу. Они принимают, обрабатывают и хранят бумаги.
В их обязанность входит обработка личной информации, которая считается секретной. В кадровом документообороте важна секретность и соблюдение правил хранения бумаг. Основы делопроизводства позволяют эффективно настроить работу людей компании.
Хоть сейчас активно развиваются цифровые технологии, большинство организаций практически не применяют оптимизацию документооборота. Это предполагает использование бумажной переписки и ведение обычных журналов. Причиной этого является нежелание нововведений и недостаток денег. Но руководству надо учитывать, что оптимизация при небольших вложениях позволяет получить значительный экономический эффект.
Итак, теперь вы знаете основы делопроизводства. Надеемся, представленная информация была вам полезна.
В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач:
работа с документами;
управление работами.
При этом для решения офисных задач применяется программное обеспечение двух видов.
Специализированные системы, предназначенные для решения относительно однородных задач при помощи определенных технологий: например, управления проектами, документооборотом (MP, Outlook, Schedule+).
Универсальные инструментальные средства для решения очень широкого круга задач независимо от их характера.
Основы делопроизводства
Как только человек научился писать, он начал создавать документы.
Документом называется все, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-либо предмете и позволяет определить автора или лицо, утвердившее документ.
Любое административное действие сопровождается документами. С появлением документом началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством . Первым и явным признаком плохой организации работы является постоянный поиск нужных документом и их авторов. Поэтому помимо работы с отдельным документом важным вопросом является организация системы делопроизводства.
Классификация документов
Документ характеризуется содержанием и типом. Содержание документа определяет автор с учет выполняемой им работы, и в этом его возможности безграничны. Документы – это не только письма, тексты. Документ может включать в себя графики, таблицы, расчеты… К документам можно отнести презентации, БД и любые другие файлы, если их содержание, оформление, защита отвечают предъявляемым требованиям.
Что касается типов документом, то они могут быть систематизированы следующим образом:
|
Документы | ||
|
Носитель |
Разработчик |
|
|
Бумажные |
Первичные |
Внутренние |
|
Магнитные | ||
С точки зрения носителя: применяются как обычные бумажные документы (твердые копии), так и документы, созданные и хранящиеся на магнитном носителе.
С точки зрения содержания: первичными будем называть документы, содержащие исходные данные, а сводными – такие, в которые вводятся данные из первичных документов.
В зависимости от разработчика внутренним называют документы, которые создаются для использования внутри организации, а внешними – документы, поступающие из других организаций или высылаемые в другие организации. Такие документы могут отличаться как по оформлению, так и по требованиям к их содержанию.
Задачи делопроизводства
Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединяемых понятием делопроизводства. Будем рассматривать основные работы, выполняемые с документами:
Хранение документов.
Обеспечение санкционированного доступа к документам.
Поиск нужных документов и их фрагментов.
Работа с первичными документами создание оригинальных документов
Все документы, в которые непосредственно вводятся данные, называются первичными. Первичные документы в свою очередь могут быть систематизированы:
Как показывает опыт, доля оригинальных документов, применяемых в управлении, как правило, не превышает 15-25%. Поэтому для экономии времени, затрачиваемого на их создание, проводят анализ содержания внешних и внутренних документов, разрабатываются их типовые формы. Каждая такая форма носит название шаблон .
Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?
Что такое делопроизводство
Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.
Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.
Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.
Делопроизводство и документооборот - что это такое?
Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.
Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.
В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.
Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:
Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:
- Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
- Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
- Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
- Если необходимо, оформляется официальный ответ.
- Последний этап - оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.
Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:
Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:
- движения документов;
- карточки документов;
- электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.
Особенности судебного делопроизводства
Многие задаются вопросом, что такое и в чем его отличие от общего. Судебное дело - это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.
Функции секретаря
Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это - профессиональная деятельность.
Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:
- Централизованная - все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
- Децентрализованная - секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
- Смешанная - наиболее часто встречается в крупных организациях.
Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.
Инструкция по делопроизводству
Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.
Инструкция по делопроизводству - это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.
Ведение делопроизводства
В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.
Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.
Особенности кадрового делопроизводства
Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.
Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.
Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.
Оптимизация делопроизводства
Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.
Это связано с двумя факторами:
- сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
- нехватка финансов.
Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.
